Voor het eerst in tien jaar overstijgt het aantal vacatures het aantal werklozen in Nederland en dat betekent dat bedrijven die op zoek zijn naar personeel extra hun best moeten doen om met het hoofd boven het maaiveld uit te steken. De juiste technologie kan hier een belangrijke rol in spelen, niet alleen om nieuwe collega’s aan te trekken, maar ook om huidig personeel te behouden.
Pre-pandemie was een concurrerend salaris en een goede pensioenregeling misschien nog genoeg om die nieuwe collega aan je te binden, maar nu we massaal hybride werken, speelt de implementatie van technologieën die het op afstand werken makkelijker maken een minstens zo grote rol. Een goede eerste indruk begint daarom al tijdens het online sollicitatie- en het daaropvolgende onboardingsproces.
In deze krappe arbeidsmarkt moeten bedrijven snel kunnen schakelen als er zich een geschikte kandidaat aandient. De uitnodiging voor het eerste, virtuele sollicitatiegesprek staat met een klik van je muis in ieders agenda, maar als we eenmaal bij het tekenen van het contract zijn aangekomen, vallen we toch weer terug op het ouderwets printen, ondertekenen en weer inscannen van het papierwerk.
Dat moet toch efficiënter kunnen?
Het contractproces verkort van 3 weken naar 1 dag
Met die vraag ging ook de Limburgse Roel Waals in 2009 aan de slag. Als voormalig CEO van een uitzendbureau was hij verbaasd over hoe tijdrovend het proces van werven en aannemen van nieuwe werknemers kon zijn voor bedrijven. Helemaal door het grote aantal documenten dat moet worden goedgekeurd en ondertekend.
Hij ontwikkelde daarom samen met een bevriende developer het software platform M|ployee, dat bedrijven ondersteunt in de werving, selectie en indienstneming van kandidaten. “Wanneer een kandidaat is aangenomen, kunnen we vervolgens het volledige HR-proces voor deze medewerkers beheren. Van prestatiebeoordeling en talentmanagement tot pensionering”, aldus Waals
Een van de meest vertragende processen die Waals wilde aanpakken, was het afhandelen van contracten, wat soms wel tot drie weken in beslag kan nemen. Maar daarvoor moest M|ployee wel een veilige manier vinden om deze belangrijke documenten te kunnen opstellen, versturen en tekenen.
In de DocuSign Agreement Cloud™ vond hij de gebruiksvriendelijke oplossing, waarmee gebruikers documenten veilig digitaal kunnen ondertekenen overal ter wereld, op elk gewenst apparaat. Voorwaarde was wel dat de handtekening wettelijk bindend is, net als op papier. “Deze oplossing sluit niet alleen perfect aan op de nieuwe hybride werksituatie, maar kan de procestijd ook nog eens verkorten van drie weken naar één dag”, zegt Waals.
Maak hybride werken gemakkelijk en overzichtelijk met de juiste technologie
Een oplossing zoals de DocuSign Agreement Cloud™ biedt niet alleen uitkomst voor het versnellen van HR processen. Een veilig documentbeheersysteem helpt werknemers ook tijd te besparen en fysieke locatiebarrières te overwinnen.
Uit onderzoek blijkt dat 30 procent van de werknemers vindt dat digitalisering en het aanpassen aan de hybride werkomgeving een grotere prioriteit zou moeten zijn voor hun werkgever. Een kwart zou zelfs overwegen om over te stappen naar een nieuwe werkgever als dat bedrijf beter aan de technologiebehoeften van de werknemer zou voldoen.
Het is daarom zaak dat werkgevers de juiste technologische infrastructuur geïmplementeerd hebben om hun personeel in de hybride werkomgeving te ondersteunen en alle processen zo efficiënt mogelijk te maken. Zo kun je ervoor zorgen dat je werknemers ook op de lange termijn binnenboord houdt.
De Britse woningcorporatie Stonewater kwam bijvoorbeeld vorig jaar tot de conclusie dat papieren processen niet langer meer thuishoorden in onze gedigitaliseerde maatschappij. Het bedrijf besloot daarom over te stappen op DocuSign eSignature, waarmee ze inmiddels ruim 1800 uur hebben bespaard op het opstellen en laten ondertekenen van overeenkomsten.
Documentbeheersystemen kunnen tegenwoordig gemakkelijk worden geïntegreerd in IT-platforms die speciaal ontwikkeld zijn voor werken-op-afstand. Hierdoor hebben medewerkers altijd en overal toegang tot de belangrijke documenten die essentieel zijn voor hun werk en is het sluiten van een contract zo gedaan. Dat maakt werken pas echt efficiënt en overzichtelijk.